LEIA ATENTAMENTE
Motivos da reunião
· Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir a tomada de decisões.
· Planeamento e organização de acções, atribuindo responsabilidades para a sua execução e definindo prazos para as mesmas.
· Avaliação do progresso e desvio das actividades planeadas, de modo a decidir atempadamente as questões com elas relacionadas.
· Outros motivos possíveis tais como resolução de conflitos, formalização de acordos, vistorias e recepções.
Regras para reuniões
1. Todas as reuniões devem ter um líder, ou coordenador.
2. Para as reuniões (mais de 3 pessoas durante mais de 30 minutos) tem que ser distribuída uma agenda de reunião, pelos participantes convidados, com pelo menos 24 horas de antecedência.
3. A agenda deve definir, com rigor, o local da reunião, bem como as horas de começo e de fim da mesma. É essencial cumprir com o local e as horas estabelecidas.
4. O número de participantes nas reuniões deve ser minimizado. Só os elementos estritamente necessários devem participar, todos os outros podem ser informados, sem serem participantes na reunião.
5. Os participantes devem preparar-se para as reuniões, nos pontos indicados na agenda.
6. O objectivo da reunião deve ser anunciado no inicio da mesma. Aquele objectivo deve ser exposto claramente e sem ambiguidades. Por exemplo:
· Para decidir um curso de acção...
· Para chegar a acordo na melhor alternativa...
· Para identificar as acções que são necessárias tomar...
· Para resolver um problema especifico...
· Para desenvolver uma estratégia de aumento de eficácia...
· Para distribuir responsabilidades...
· Outro objectivo...
“Discutir” ou “Rever” não são na maioria das situações, bons objectivos. Porque é que há-de existir uma reunião se não for para tomar decisões sobre planos de acção ou atribuição de responsabilidades?
7. As reuniões devem ter lugar em locais sossegados, longe de factores de distracção e sem interrupções. Quer o coordenador, quer os intervenientes devem tomar as medidas necessárias no sentido da reunião não ser interrompida, nomeadamente por chamadas telefónicas. PÔR TELEMOVEIS NO SILÊNCIO SFF
8. As reuniões devem terminar à hora prevista, a menos que todos os participantes acordem numa extensão da mesma. As várias partes de um agenda deverão ter tempos definidos para cada uma delas.
9. Uma pessoa será responsável pela acta de reunião, onde possam ficar documentadas as decisões tomadas e os acordos conseguidos. Esta acta deverá ser distribuída pelos participantes nas 24 horas seguintes ao fim da reunião.
10. No final de cada reunião o coordenador deverá solicitar a opinião dos presentes sobre o modo como aquela decorreu e deverão identificar-se, se possível, processos de melhorar a eficácia das mesmas.
Conselhos
Tente manter as reuniões com uma duração máxima de 1 hora.
Não convoque reuniões com mais de 6 elementos, a menos que seja absolutamente imprescindível.
Antes da reunião distribua a documentação relevante que já tinha pronta, a fim de permitir que os intervenientes a possam estudar com um mínimo de cuidado.
A reunião começa sem esperar pelos retardatários após tolerância de 5 min. Só assim se pode respeitar quem planeou o seu dia de trabalho com base na agenda distribuída.
Reserve a sala de reuniões, a fim de não existirem conflitos de horários de ocupação.
Não utilize reuniões para divulgar actualizações de informação. Existem para tal meios bastantes mais eficazes.
Assegure-se de que a sala de reuniões dispõe do necessário, tal como o número de cadeiras necessárias, equipamento de projecção, água, café , papel de notas e canetas.
Não permita que a duração da discussão dos vários itens da agenda sejam excedidas, a não ser que haja uma justificação indefensável, tal como informação nova, dificuldades não previstas, etc.
Esteja atento ao progresso da reunião, face à agenda estabelecida com antecedência.
Não permita ou encoraje mais do que um interveniente a falar ao mesmo tempo.
Identifique os participantes que apenas participam em alguns pontos da agenda, a fim de não esquecer de lhes pedir opiniões quando tal for relevante.
Não permita que os participantes se afastem dos pontos da agenda. Identifique os pontos que possam ser levantados e estabeleça – no fim da reunião – o melhor método para lidar com eles.
Avise, antecipadamente, o coordenador da reunião caso não possa estar presente. Caso tenha que sair antecipadamente deve avisar no início ou nomear um substituto.
Não hesite em perguntar “porque é que estamos aqui reunidos?”.
Deixe a sala de reuniões arrumada e limpa.
É EXPRESSAMENTE PROIBIDO FUMAR NAS REUNIÕES
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